Norme
Ghiduri – Proceduri – Instrucțiuni
Norme
Ghidurile și procedurile sunt instrumente valoroase în multe domenii de activitate – aduc claritate, ordine, structură, călăuzire, precizie și optimizare în ducerea la bun sfârșit a unor activități complexe.
Ele descriu regulile și pașii necesari – practicile cele mai bune – pentru ca derularea unui proces să genereze rezultatele scontate.
Bune practici
Majoritatea utilizatorilor de spreadsheeturi este formată din autodidacți care le folosesc fără respectarea celor mai bune practici. Deficitul de instruire profesională dă naștere unor practici de modelare defectuoase care, cel mai adesea, sunt încorporate în stilul de lucru și creează un teren fertil pentru erori.
De aici pierderi financiare și de reputație.
Câteva exemple mai jos:
| Eroare | Efect |
|---|---|
| Salvarea fișierelor xlsx ca xls – Story | 16000 de rezultate ale testelor Covid-19 pierdute pentru o săptămână (Anglia). Formatul xls poate acomoda numai 65656 de rânduri față de ceva mai mult de 1 million la xlsx.. |
| $400 milioane o eroare de dublă înregistrare a creditelor estimate – Story | Pierdere de reputație pentru consultant – banca de investiții care a consiliat SolarCity Corp la vânzare ($2.6 miliarde) către Tesla, a făcut o eroare în analiză. |
| Genomul uman confundat cu date calendaristice – Story | Oamenii de știință au redenumit genele umane pentru că Excel le considera date calendaristice, după ce au ajuns la concluzia că este mai simplu să le schimbe simbolurile decât să-i învețe pe oameni să renunțe la deprinderile (greșite) de utilizare a spreadsheeturilor. |
Învățarea celor mai bune practici, a standardelor adecvate de modelare, aduce cu sine reducerea erorilor, economii de timp, creșterea iscusinței și a randamentului general de utilizare a spreadsheturilor. Câteva dintre elementele de bună practică recomandate de experți sunt enumerate mai jos.
Bune Practici de Modelare în Excel
Profesioniștii construiesc modele de date care sunt inteligibile, ușor de utilizat, ajustat, extins și auditat – elemente definitorii ale unui model bine făcut care încorporează principiile bunelor practici.
Vă prezentăm câteva dintre liniile directoare pentru o bună practică de modelare a datelor cu spreadsheeturi:
- Configurarea modelului pornind de la rapoarte pentru a defini logica și necesarul de date de intrare;
- Designul modular – worksheeturi cu funcțiuni distincte: intrări-calcule-rapoarte;
- Utilizarea de formule simple și scurte. Mai multe iterații sunt preferabile unor formule complexe (greu de înțeles);
- Utilizarea de legături (referințe la celule) și minimizarea datelor introduse manual (ca parte a formulelor);
- Fără redundanță de calcule – odată ce un calcul a fost făcut poate fi angajat în alte formule. Repetarea calculelor poate afecta fiabilitatea modelului (modificări nepreluate unitar) și eficiență cibernetică (fiecare calcul consumă resurse);
- Încorporarea cheilor de control, verificărilor și alertelor – testarea pe parcurs și la final;
- Protejarea integrității structurale și de calcul a modelului – parolă pentru ca utilizatorii să aibă access doar la zonele special destinate interacțiunii.
Norme și bune practici în alte domenii
Aviație
După introducerea modelului Boeing 299 o serie de accidente a adus compania în pragul falimentului. Un grup de piloți de test foarte experimentați a creat o listă cu operațiuni esențiale (checklist), acțiunile critice pe care piloții trebuie să le facă (sau să le evite) înainte de inițierea decolării:
- deblocarea frânelor și a unor controale;
- pornirea instrumentelor;
- închiderea ușilor.
Simplu nu? Dar numai dacă sunt aplicate fără greș și fără excepție …
Rezultatele benefice au fost formidabile și de atunci checklist-urile (procedurile) au devenit obligatorii în aviație.
Proceduri Chirurgicale
Conform Organizației Mondiale a Sănătății implementarea Procedurilor de Siguranță Chirurgicală a condus la reducerea complicațiilor și mortalității post-operatorii cu peste 30%. Echipele de chirurgi urmăresc cu strictețe aplicarea unor standarde operaționale la trei momente cheie:
- Înainte de anesteziere (identitatea pacientului, alergii, altele);
- Înainte de orice incizie (sterilizare, antibiotice, echipament);
- Înainte de ieșirea din sala de operație (inventar instrumente, observații recuperare).
Pentru mai multe detalii: Elements of the Surgical Safety Checklist
Procedura la naștere (Organizația Mondială a Sănătății)
La nivel global, mortalitatea mamelor și nou-născuților apare în mod majoritar în primele 24 de ore de la naștere. Cele mai multe decese pot fi prevenite prin respectarea procedurilor care adreseasă cauzele majore pentru aceste incidențe. Procedura identifică patru momente esențiale și regulile care trebuiesc respectate pentru fiecare dintre ele:
- Admiterea mamei la naștere;
- Înainte de travaliu;
- La o oră după naștere;
- Înainte de externarea mamei și a nou-născutului.
Procedura OMS cuprinde 28 de practici esențiale de aplicat la naștere – detalii aici.
